秘書ってどんな仕事なんだろう、お給料はいいのかな？どんな人が向いているのかな。
秘書という仕事に興味を持った方に贈りたい、現役秘書が教えてる秘書の仕事のハナシです。
この記事を書いているわたし
おそらくみなさんが良く知っている某企業に就職して30年、ずっとお世話になっております。
10年目くらいから秘書の仕事をしていますので、20年近く秘書業務に携わっています。
その間、秘書検定準一級も取得しました。
現在のボスは、部下が600-700人の役員クラスの手前、現場のボスとなります。
20年で、９人のボスを担当してきました。
前提としまして、わたしはずっと同じ企業に勤めていますので、他の企業のことを知りません。あくまでも一例として参考にしてくださいね〜。
秘書の仕事ってどんなことやるの
スケジュール管理
１にも２にもスケジュール管理、これが一番大事です。
昔の話で言うと、EXCELを使ってスケジュール管理をしていました。紙管理です（汗
が、今は便利なツールがたくさんありますね。
わたしの会社でoutlook予定表を使ってスケジュール管理します。みんなに共有もできてすごく便利です。
ボスは忙しくて自分でスケジュールが管理できない
outlookの予定表があるなら、ボスは自分でスケジュール管理ぐらいできるでしょう〜と思う方もいるかもしれません。
が、ボスの日常はほとんどが打ち合わせです。
部下や関係各所からのお伺い、相談、決済などなど。1日のスケジュールがびっしりです。
秘書は、
- オンライン会議のID確認、発行。
- 対面会議の場合は会議室や場所の確認
- 会議が長引いている場合は、次の会議が始まる旨の声かけ
- ダブルブッキングの確認
基本はボスにはスケジュール表通りに動いていただくのですが、秘書は裏で上記のようなことを行います。
スケジュール調整
「管理」と「調整」の違い
- 「管理」…既に決まったスケジュールの足りない情報やダブルブッキングなどを確認して補う作業
- 「調整」…これから予定を入れたいが、さまざまな要因で日時や出席者を確定できないスケジュールを各所と調整し、会議が開催できるようにする作業
こんな風に違いがあります。
調整こそ、秘書の腕の見せ所
会議出席者のスケジュールが合わない！（汗） これが一番厄介です。
くぼり〜
社内会議の場合
秘書が付くボスが出る会議は、大抵先方にも秘書がいますので、その秘書さんとのやりとりがとても大事です。
決まっている会議をずらす事は、再び関係各所との調整が必要ですし労力がいるので、やりたくないのは当たり前。
ですが、ここはお互い様なんです。
「今日はこちらが調整するね」
「この前調整してもらったから今日はこっちで調整するね」
と普段から、秘書同士のコミュニケーションがとても大事になってきます。
出席者のスケジュールが合わない場合は、お互い譲歩して開催日時を決めていきます。
くぼり〜
社外会議の場合
これは、大体お客様との会議になりますので、基本的には先方の都合に合わせる事になります。
が、そうなると今入っているスケジュールを動かさなくてはいけなくなるケースが出てきます。
すると、先述した「社内会議の場合」と同じことになるんですね。
秘書にとって大切なこと①秘書同士のコミュニケーション
ボスの事務作業代行
出張や外出の手配、経費精算
お客様先に行った際などの交通費の精算や、出張の手配
出張の手配では
- 飛行機や新幹線の座席の好み（窓際とか通路側とか）
- 定宿にしているホテルチェーンの有無
- ホテルでの喫煙・禁煙部屋の確認
- 通常より時間に余裕を持って移動したいタイプか
こんなことを確認しておくと良いです。
できる秘書は知っている社内向けの資料作成
わたしの場合は大した資料は作成していません（汗
キックオフに使う資料をちょっとお手伝いする くらいのものです。
ツールの手配（スマホやPC周辺機器）
これは、ちょっと知識を持っていた方がやりやすいですね。
例えばスマホの機種変更の際、データはどうやって移せばいいのか説明したり。
最近のiPhoneの充電器はType-Cなんですよ〜とかそういった会話もできます。
iPadやPCについても、新しいものが来たときにちょっとした説明ができると良いですよね。
もちろん詳しい設定などまでできたら最高ですが。
客先との会食の際の手土産手配
これも秘書のセンスの見せ所ではないでしょうか。
お客様にお渡しする手土産の手配です。
わたしの会社では、「銀座和光」のオンラインストアに頼むことが多いですね。
直接会食の会場に配送するよう手配します。
あらかじめ会場になるお店側に連絡し
- 荷物の受け取り
- お客様にお渡しできるようにセット
をお願いしておきます。
もらったら嬉しいもの、お客様・ボスの立場になって品物を選びましょう。
くぼり〜
ボスにコミット！
秘書にとって大切なこと②ボスとのコミュニケーション
ボスとは二人三脚です。
どうやったら秘書になれるかな
わたしの場合は、社内で事務として働いていたところ秘書の仕事が舞い込んできたと言う形なので、もし社内で秘書のポジションがなく秘書を目指すなら転職が一番早いと思います。
最初の一歩、エージェントに登録してみよう♪
その時に、やっぱり資格があるとものすごく強いですよね。
秘書検定・・・わたしも取りました。苦労して（汗
苦労して手に入れた秘書検定合格証
ぜひ挑戦してみてください。
検定の苦労話はこちら（汗
秘書のあれこれ
向いている人
なんといっても
コミュニケーション能力が高い人
これが一番大事。
ボス本人はもちろん、周りの人とも常日頃から連携が取れる人は仕事がすごくスムーズに運びます。
他に必要なスキル
- 先回りで考えられる人
- わからないことがあっても「わかりません」で済まさない人
- ボスのコトを守るつもりになれる人（笑
②については、わからないことが有って自分ではどうにもならない時は、わかる人に繋ぐなどの対応ができる人のことを言います。
コミュニケーション能力があって、上記３つができれば最強なんじゃないかと思います。
わたしもそうありたい。。。そうでなければいけないな〜って常日頃思っています。
お給料ってどれくらい
これについては、会社によってだいぶ違うんじゃないかなーって思います。
外資系の秘書で、バリバリ英語対応までできます！ってなると、それなりのお給料がもらえると思うんです。
わたしのいる会社では、秘書って結構立場が低いです。結構かな。。。だいぶだな。。。
なので、お給料は同じ会社の違う職種の人に比べたら少ない！です。残念ながら。。。
くぼり〜
給料水準は高くないと思う（涙）
やりがい
これは、ついているボスのタイプにもよると思うんですね。
- 自分でこなすことが多く、あまり秘書の力を必要としないボス
- 秘書にたくさんのことを任せてくれるボス
やはり、後者の方がやりがいがありますよね。
中には、プライベートの予定まで秘書には公開してくれたり、ご自宅に招待してくれるボスもいました。
わたしは歴代9人ものボスを担当させていただきましたが、本当に本当に全員良い人でした。
そして、秘書の仕事は何度も前述している通り、色々な人とコミュニケーションをとる場面が多いです。
こう言ったことから、「やりがい」はこう言うところになるんだとわかりました。
- 人との繋がりの多さ
- そして、ボスや周りの人からの感謝の気持ちを受け取る時
ここに尽きるんじゃないかなーと思います。
お給料は少なくとも、やりがいを感じることはたくさんあります。
くぼり〜
まさに「縁の下の力もち」だね
どんな服装
これは、もうもう本当に社風よると思うんですが、わたしの働く会社では服装自由！
- かっちりスーツ着ません。
- パンプス履きません。
デニムでもTシャツでも出社します。ボスもデニムで来ます。
ただし、来客がある時は別です。
メリハリですよね。
こう言うスーツも昔の話ですね。
秘書検定の実技試験時には履いたけど…。おばさんぽい（汗
在宅ワークについて
2022年、今はほとんど在宅です。
基本はボスに合わせて出社します。
が、こちらの都合上合わない時もあります。
でも、全然大丈夫。
ボスも出社は週に一回程度なので、わたしの出社も週に一回程度です。
ただ、やっぱり出社して顔を合わせるとホッとするというか、やっぱり対面はいいな〜って感じます。
確認事項もさっと話せば早いですからね。
在宅も一長一短と感じますね。
まとめ
秘書の仕事は
- ボスにコミット
- コミュニケーションをとり、周りの人と連携を取ることが大事
- 秘書検定に合格することも一つの武器になる
- お給料はそこまで高くないけれど、人との繋がりが持てて、感謝されることでやりがいが得られる
こんな仕事なんだと思います。
最後までお読みくださりありがとうございました。
SpecialThanks:素材屋405番地
